業務マニュアル作成のコツ

会社の業務を標準化しようとするとマニュアル作成は避けて通れません。それが紙のマニュアルでも動画マニュアルでも考え方は共通ではないでしょうか。

マニュアルの構成要素

　業務マニュアル作成におけるコツとしては、経験から利用者のことを考えた、手順通りの分かりやすい内容という構成要素が挙げられます。

　マニュアル作成は業務のフローに従い、誰でも手順通りにできることが重要となります。

　利用者に流れを考えさせるものではなく、誰が見ても手順のとおりに進められなければなりません。

　作成者は流れを考えずに構成要素を決めることはできません。それを無下にすれば、それこそある程度業務を知っている人しか、マニュアルが使いこなせなくなり得るので注意です。

　マニュアル作成は可能な限り専門的な用語、調べなければ意味が分からない言葉を排することが大事です。

　専門用語を理解するだけでも手間と時間が掛かるので、すんなりと理解できる言葉を選んで使いたいところです。

　引っ掛かりがなくなることで、マニュアルの内容がスムーズに頭に入りますから、本当の意味で役立つマニュアル作成が実現します。

　勿論、平易な言葉に置き換えるのが難しい専門用語については、分かりやすい説明つきでマニュアル作成を行う必要があります。

　手順は言葉だけで説明するのは困難なので、写真などの参考になる材料を合わせて用いるのが望ましいです。

　写真があれば視覚情報が得られるので理解が深まりますし、動画があると更に分かりやすくなります。

　ただし、写真や動画ばかりだと逆に分かりにくくなることもあるので、本当に必要かどうかしっかり検討してから、構成要素に組み込むか決めることが肝心です。

　作業に分岐点があるマニュアル作成は、どのタイミングのどういった条件で分岐が発生するか、分岐後の手順も含めてマニュアル作成をすることが不可欠です。

　マニュアル作成の基本は疑問を極力発生させないこと、疑問が生じてもすぐに解決する形の構成要素にするのが正解となるでしょう。

　手順を説明することも大切ですが、単に手順を追うだけの内容ではマニュアルとは言い難いともいえます。

　ミスを防ぎつつ品質を低下させないことが大事なので、マニュアルで理解を深められることを念頭に、構成要素を検討したり、マニュアルの設計を行うことをおすすめします。