制度改正が頻繁に続いていますが電子帳簿保存法の対応もする必要も迫ってきました。イロイロ難しいこともありますが一つ一つクリアしていきたいですね。
そもそも電子帳簿保存法とは
2022年から施行された法律が電子帳簿保存法であり、行っている事業の規模の大小に関わらず全ての企業と個人事業主が対象になります。
そのように非常に広い範囲かつ大勢の人達に影響する法律であるが故に準備に充てられる期間も設けられたのですが、全ての企業と人達が影響を受けるからこそ法律自体に十分に理解を深めておくのが大事です。
電子帳簿保存法の中身
電子帳簿保存法に理解を深める際に念頭に置いておくと良いのが電子帳簿保存とスキャナ保存、電子取引の3つに分けられる区分があり、電子帳簿保存は自身が電子データにて手がけた帳簿や書類を手がけた電子データの状態のままで保存します。
会計ソフトまたは、表計算ソフトなど全てを通して電子データにて手がけた帳簿もしくは決算書類などが当てはまります。
スキャナ保存は紙で受け取った領収書などの保存などが対象になり、紙にて手にした領収書をスキャナーで取り込んで画像データにした上で保存を行います。
領収書などの保存の他には、取引先から得た請求書自身が手がけた請求書の控えも対象になる点もポイントです。
電子取引で紙の保存はダメになる
電子取引は取引情報に関する情報を電子データにて行うのが特徴であり、保存は電子データのまま行われる事を念頭に置いておくと良いです。
対象になるのは受信したメールに添付されていたPDF形式の見積書もしくは注文書なので、メールにてPDF形式で見積書などを取扱する機会が多い方には特に大切です。
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存はアナログな対応策ですが、全ての企業と個人事業主が対象になるからこそ取扱するデータの数が膨大になる事例も珍しくないですし、データの数が膨大になるほどに取り扱い方と正確性により一層慎重になる必要が生じます。
まとめ
電子帳簿保存法を対象にしたシステムの種類も増加傾向にあり、システムの導入を行う事により正確性が向上するのはもとより、コストも著しく小さくさせられてますます事業効率化と成長ができます。
システムの導入を行った場合には電子取引のデータを自動的に書類に保存する事ができるようになりますし、連携できるデータの種類も豊富なのでクレジットカードの明細や銀行の明細を連携させておけば、利用に際して自動的に保存が行われて便利かつ正確です。
また、システムの導入を行う時には十分に要件を満たしているソフトウェアを選定し利用するのも大切です。
理由は、定められている要件を満たして保存していれば原本を残しておく必要が無くなるものの、要件が満たされていないと保存書類としての効力に影響が生じるためです。
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