ペーパーレスのメリット・デメリット

良くも悪くもペーパーレスが叫ばれています。紙の方が校正するときは目が届くと思うのですけどね。メリット・デメリットを理解して考えたいものですね。

ペーパーレスの良し悪し

　ペーパーレスのメリットは、使用する紙の削減と、紙を扱う作業の手間が省けることにあります。

　印刷をやめれば、インクの使用と印刷の手間、作業に要する時間も節約できます。

　資源の節約がコスト削減に繋がるので、世界的にペーパーレス化が進められています。

　紙はステープラーで閉じる、ファイリングして保管するといった手間があります。

　その手間が解消できるのも、ペーパーレスの大きなメリットだといえるでしょう。

　紙の書類は保管場所がばかになりませんが、ペーパーレス化を押し進めることで、スペースの有効活用が実現します。

　保管場所にもコストがかかるので、空きスペースの増加がコスト削減に繋がります。

　紙は持ち出されても気が付きにくいですが、データであればしっかり保管して、万が一持ち出されてもすぐに気が付けるのでセキュリティが向上します。

　データベースが扱えるシステムの導入をすれば、紙の書類をデータで効率的に管理可能になります。

　モニター上での確認作業が実現しますし、膨大な情報の中から特定の情報を探すのも簡単です。

　社員ごとに権限を与えて閲覧できるようにすれば、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでも、書類が容易に確認できるようになります。

　紙の書類は保管場所へ出向き、分類などから目的の書類を探さなければいけないのがネックですが、ペーパーレスでその問題が解決します。

　リモートワークの推進と、それに伴う働き方改革にも役立ちます。

　メリットばかりに思われるペーパーレスですが、デメリットもあります。

　パソコンなどの画面を通して見る方法は、紙を直接見る方法と比べて視認性が劣ります。

　実際には端末によって視認性が変わってきますし、小さい画面で大きな書類を見る場合は、拡大縮小やスクロールの手間が発生します。

　紙のメリットは、顔を離して全体を把握したり、顔を近付けたり部分的に集中して読めることにあります。

　ペーパーレス化は、紙のメリットを手放すことがデメリットの1つです。

　紙の書類は横に並べる、重ね合わせて見るのが簡単です。

　ペーパーレスのデータは、横に並べて表示したり重ね合わせたりといった機能が、閲覧ソフトに依存します。

　閲覧ソフトに機能があれば可能ですが、無い場合は制約される機能の中で閲覧することになります。

　メモを取る機能も同様に、ペーパーレス化で表面化してきたデメリットです。

　紙の書類はそのまま書き込めますが、パソコンはキーボードを使って入力する必要があります。

　タブレットやスマートフォンの操作は比較的直感的ですが、紙よりも小さいサイズの画面を操作しなければいけないのが難点です。